东南大学统计与数据科学学院印章使用与管理规定

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东南大学统计与数据科学学院

院发〔2025〕3 号

东南大学统计与数据科学学院印章使用与管理规定

为规范东南大学统计与数据科学学院印章管理，保障学院日

常工作有序开展，维护印章使用的严肃性和权威性，根据《东南大

学印章管理规定》（校发〔2022〕199 号）结合学院学科特点和实

际需求，制定本规定。

一、使用原则

1. 本规定所指印章包括 “东南大学统计与数据科学学院”

实体公章、电子印章，以及经学校批准刻制的专用印章（如财务专

用章等）。各类印章须在学校备案，明确唯一标识编码。

2. 东南大学统计与数据科学学院印章的使用与管理必须坚持

严格、安全、准确的原则，履行必要的审批和办理程序，不得超出

相关业务范围使用。

3. 各类印章指定专人管理和使用，存放必须安全可靠，不得

带离办公地点。如印章遗失，必须立即上报党委办公室、校长办公

室。

4. 东南大学统计与数据科学学院主要负责人作为印章管理的

第一责任人，对印章使用负有全面领导责任；印章所在办公室主任

则作为直接责任人，具体负责印章的日常管理与使用监督。学院严

格规定，印章的使用必须严格遵循既定的使用范围和程序要求，任

何不符合用印规章制度的情况均不得予以用印，以维护印章使用的

严肃性和权威性。对于确需负责人签批的用印事项，在紧急特殊情

况下，为保障工作的时效性与连续性，审批人可通过电话、微信、

短信、邮件等即时通讯方式，临时授权管印人先行用印。但在此过

程中，管印人必须严格在用印登记本上详细、准确地记录用印时间、

发往单位、内容提要及经办人等关键信息，确保用印行为可追溯、

可核查。待紧急情况解除后，应及时补办相关审批手续，以完善用

印流程，确保印章管理工作的规范性与合法性。

5. 用印时间：工作日为正常上班时间。需携带纸质申请材料

及审批文件。寒、暑假及节假日原则上需提前 3 个工作日通过提

前提交用印申请，注明用印事由、紧急程度，经分管领导审批后，

在学院值班时间办理；非值班时间原则上暂停用印，确因紧急情况

需用印的，须经学院院长或分管领导电话签批授权，相关责任人须

在 7 个工作日内补全纸质审批手续。

6. 在印章管理工作中，需秉持严格规范之原则。相关负责人

应恪尽职守、严守职责边界，坚决杜绝擅自使用印章等违规行为，

做好用印登记，严格遵守用印程序和审批手续。

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二、印章使用范围

“东南大学统计与数据科学学院”公章代表东南大学统计与

数据科学学院在学院名义开展的事项上行使职权，其使用范围具有

明确界定与严格规范。该公章仅限校内使用，严禁对外使用，旨在

保障学院公章使用的安全性、权威性与规范性。

具体而言，公章主要但不限于以下以学院名义开展的事项：

1. 行政发文：学院在履行行政管理、教学科研指导等职能过

程中，发布各类通知、公告、决定等正式文件时，需加盖公章以示

文件的有效性与权威性。

2. 财务事务：在学院日常财务管理工作中，作为财务报销、

数据报送及预算审批流程的必要凭证，以确保财务收支行为的合规

性、真实性与透明度，切实维护学院财经纪律与管理秩序。

3. 以学院名义出具的聘书、奖状、荣誉证书等材料：在学院

日常管理事务中，非党建类的聘书、奖状、荣誉证书，以及校内事

务相关的合同协议，均需加盖行政公章。通过规范用印，体现学院

对人才聘用、表彰奖励及校内事务合作的正式认定，确保管理行为

的规范性与严肃性。

4. 各类申报材料和证明材料：学院在参与科研项目申报、学

科评估、资质认证等工作中，提交的各类申报材料，以及为师生个

人或单位出具的证明材料，如学历证明、工作经历证明等，均需加

盖公章，以证明材料的真实性与合法性。

各部门及相关人员在使用公章过程中，务必严格遵守上述规

定，确保公章使用的规范性与严肃性。对于违反公章使用规定的行

为，学院将依法依规追究相关人员的责任。

三、电子印章的使用和管理

1. 电子印章的使用和管理参照本规定执行。

2. 电子印章的申请、变更、授权、注销与实体印章相同，由

党委办公室、校长办公室审核、登记与管理，由网络与信息中心统

一制作、认证，原则上电子印章与实体印章样式相同。

3. 电子印章的使用须严格限定在学校审批同意并完成技术对

接的校内信息系统或网上审批业务流程之中。严禁将电子印章用于

校外信息系统。同时，未经学校审批同意且未完成技术对接的校内

信息系统，同样不得使用电子印章。此外，严禁拷贝复制电子印章

的图形化形式用于任何文件材料。

四、法律效力与安全保障

1. 电子印章与实体印章具有同等法律效力。经电子印章加盖

的电子公文，在法律效力、证据效力等方面与纸质公文完全等同。

2. 电子印章的保护口令是保障电子印章安全使用的关键要素。

口令持有人（主要负责人或直接责任人）应严格履行保密义务，不

得向任何无关人员透露口令信息。同时，应建立口令定期修改制度，

原则上每季度至少修改一次口令，确保口令的安全性。

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五、附则

1. 本规定自公布日起施行，与以往规定不一致处，均以本规

定为准。因学校政策调整、学院机构改革或业务需求变化，需修订

本规定的，由学院办公室提出修订方案，经党政联席会审议通过后，

以正式文件形式发布，并在学院官网公示修订内容。

2. 本规定由东南大学统计与数据科学学院负责解释。

东南大学统计与数据科学学院

2025 年 5 月 9 日

（主动公开）

抄送：

东南大学统计与数据科学学院 2025 年 5 月 9 日印发